Toegankelijke PDF met Microsoft Word

We krijgen regelmatig de vraag of je van een Word-document een toegankelijke PDF kunt maken. Dit kan wel, mits je rekening houdt met een aantal voorwaarden en beperkingen. Die lichten we in dit artikel toe.

Mogelijkheden van Microsoft Word

Het Office-pakket van Microsoft is nog steeds het meest gebruikte type kantoorsoftware, zowel bij overheden als in het bedrijfsleven. Heel veel documenten worden geschreven in Microsoft Word en een groot deel daarvan wordt opgeslagen als PDF-document, bijvoorbeeld om te publiceren op een website.

De nieuwste versie van Office, die tegenwoordig Microsoft 365 heet, biedt jou als schrijver best veel mogelijkheden om toegankelijke documenten te maken. Om een paar belangrijke te noemen:

• Door stijlen te gebruiken voor kopteksten, worden deze teksten ook daadwerkelijk als koppen herkend.

• Een opsommingslijst wordt vaak al automatisch voor je gemaakt. Als dit niet zo is, kun je de optie voor opsommingstekens gebruiken.

• Bij een afbeelding kun je een tekstalternatief toevoegen. Je kunt ook aangeven dat een afbeelding decoratief is.

• Als je een tabel invoegt, worden de cellen in de eerste rij en in de eerste kolom al voor je aangemerkt als tabelkoppen. Dit kun je eventueel nog aanpassen.

• Wanneer je een titel invult bij de bestandseigenschappen, kan deze ook worden herkend als het een PDF wordt.

• Met de toegankelijkheidscontrole kun je kijken of er nog toegankelijkheidsproblemen in je document zitten.

• Door het document goed op te slaan, wordt de nodige informatie ook meegenomen in het uiteindelijke PDF-document.

Het goed opslaan van een Word-document is erg belangrijk. Als je het document namelijk niet goed opslaat als PDF, kan iemand die hulpsoftware gebruikt hier helaas niets mee. Lees onze tips op pagina PDF toegankelijk maken? Zo pak je dat aan voor meer informatie hierover.

Eerdere versies, zoals Office 2016 en ouder, bieden helaas minder mogelijkheden en maken het daardoor wel lastiger of zelfs onmogelijk om toegankelijke PDF-documenten te publiceren.

Beperkingen van Microsoft Word

Helaas kent Microsoft Word 365 ook een aantal beperkingen. Dit zijn onder andere:

• Bij het invoegen van een afbeelding komt vaak een automatisch gegenereerd tekstalternatief. Meestal is dit geen goede beschrijving van de afbeelding en moet je die handmatig aanpassen. De toegankelijkheidscontrole kan je hier niet bij helpen.

• Als je een alinea of opsommingslijst laat doorlopen op de volgende pagina, wordt dit in de uiteindelijke PDF verdeeld in twee alinea’s of twee opsommingslijsten en dat klopt niet. Dit moet je dus zoveel mogelijk voorkomen of achteraf aanpassen in een programma als Adobe Acrobat Pro.

• Complexe tabellen, bijvoorbeeld met meerdere tabelkoppen en samengevoegde cellen, kun je vanuit Microsoft Word helaas niet toegankelijk maken. Ook deze moet je zoveel mogelijk voorkomen of achteraf aanpassen in een ander programma.

• Microsoft Word heeft een optie voor het invoegen van voetnoten. Zolang je één voetnoot op een pagina hebt, gaat dit goed. Bij meerdere voetnoten echter niet. De voetnoten worden in de leesvolgorde namelijk bij elkaar gezet, terwijl je een voetnoot wilt hebben op een plek vlak na elke verwijzing.

• Bij de mogelijkheden hebben we de toegankelijkheidscontrole genoemd, maar het is goed om te weten dat deze controle niet compleet is. Als hier geen fouten staan, kunnen er nog wel toegankelijkheidsproblemen zijn.

Het is niet direct een beperking van Microsoft Word, maar goed om je te realiseren dat je geen unieke content in de kop- of voettekst moet zetten. Deze inhoud wordt namelijk overgeslagen als je bijvoorbeeld het PDF-document laat voorlezen. Eigenlijk is dit ook precies de bedoeling, want je wilt niet op elke pagina bijvoorbeeld de organisatienaam en het paginanummer horen.

Een toegankelijke PDF met Microsoft Word kan

Zolang je rekening houdt met de bovenstaande beperkingen en de functies gebruikt die Microsoft Word jou biedt, kun je wat ons betreft prima een toegankelijke PDF maken met Microsoft Word. In andere gevallen zul je vaak nog een paar aanpassingen moeten doen in een ander programma.